Sekretär/in

Zur Unterstützung unserer Organisationseinheit Geschäftsentwicklung benötigen wir schnellstmöglich

eine/n Sekretär/in.

Die Stelle ist befristet zu besetzen für 14 Monate mit Sachgrund „Vertretung Elternzeit“. Einsatzort ist
Mülheim an der Ruhr.

Ihre Tätigkeiten:
Die drei Organisationseinheiten Kundenmanagement/Projektentwicklung, Organisations- und
Informationsmanagement und Kommunikation sind in der Geschäftsentwicklung zusammengefasst. Das
breite Themenspektrum gewährleistet abwechslungsreiches Arbeiten und stellt immer wieder neue
Herausforderungen. Sie unterstützen den Leiter Geschäftsentwicklung und übernehmen teilweise
Aufgaben, die sonst typischerweise einer Assistenz zugeordnet sind. Des Weiteren entlasten Sie die
einzelnen Organisationseinheiten bei administrativen Tätigkeiten.

Zu Ihren Aufgaben zählen:

  • qualifizierte Sekretariats- sowie Teile von Assistenzaufgaben und allgemeine administrative Bürotätigkeiten selbstständig erledigen, zum Beispiel

    • SharePoint-basiertes Projektmanagementsystem (PMS) administrieren
    • Erstellen von Monats- und Quartalsbericht aus dem PMS
    • Pflege des Team-SharePoint
    • Erstellen von Quartalsberichten der Organisationseinheit an die Geschäftsführung
    • Arbeiten mit der Unternehmensstandardsoftware SAP, Modul MM
    • Arbeiten mit verschiedenen Online-Tools (IT-Genehmigungen, Reisebuchungen, Materialbestellungen)
    • Einträge im Compliance IT-Tool vornehmen
    • Aufgaben rund um Spenden/Sponsoring unterstützen

  • Termine - einschließlich aller damit zusammenhängenden Tätigkeiten - organisieren, koordinieren und überwachen
  • internen und externen Schriftverkehr der Organisationseinheit nach eigener Formulierung verfassen; Protokolle, Entscheidungsvorlagen und Präsentationen erstellen
  • Sekretariat Finanzen bei Bedarf vertreten
  • Unterstützung bei Veranstaltungen

Ihr Profil:
Sie besitzen eine abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Ausbildungsberuf
(Industriekaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Bürokommunikation o. ä.). Sie verfügen über
Berufserfahrung, vorzugsweise im Sekretariats- oder Assistenzbereich in der Versorgungsbranche. Wir
erwarten von Ihnen eine sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift. Der sichere Umgang mit Medien
der modernen Bürokommunikation und den Produkten der MS Office-Paketes, insbesondere Word, Excel,
Outlook, PowerPoint sowie SharePoint ist für die Position selbstverständlich. Wünschenswert sind
Kenntnisse in der Unternehmensstandardsoftware SAP.

Sie haben einen Führerschein Klasse B bzw. alte Klasse 3.

Das bringen Sie mit:
Neben Ihrer Fachkompetenz verfügen Sie über Teamgeist, eine hohe geistige und körperliche
Belastbarkeit und ein sehr gutes Organisationsvermögen. Sie sind es gewohnt und haben Freude daran,
selbstständig und systematisch zu arbeiten. Ihre Stärken sind: fachübergreifendes Denken und technisches
Verständnis, Service- und Kundenorientierung, Loyalität, Diskretion, Flexibilität, Eigeninitiative und
Kommunikationsstärke. Ebenso sind Ordnungssinn und Entscheidungsvermögen Eigenschaften, die Sie
auszeichnen. Ein sicheres und freundliches Auftreten und gute Umgangsformen sind für Sie
selbstverständlich.

Wenn Sie glauben, den Anforderungen der ausgeschriebenen Stelle gerecht zu werden, dann sollten Sie
sich bewerben.

Wir bieten Ihnen neben der fachlichen Herausforderung eine Tarifvergütung sowie eine interessante,
abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem starken Team.

Sind Sie interessiert?
Dann bewerben Sie sich bitte ausschließlich online bis zum 25. Oktober 2017 (Anzeigencode: 4413).

Wir freuen uns auf Ihre vollständige und aussagekräftige Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf und
relevanten Zeugnissen.

Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen sind erwünscht.